Tipps für die Pressekonferenz

Bei wohl kaum einem PR-Tool kann so viel falsch laufen, wie bei einer Pressekonferenz. Dabei sind solche Events eine klasse Möglichkeit, persönliche Medienkontakte zu pflegen. Nicht selten sind Unternehmen jedoch enttäuscht, wenn die Zusagen ausbleiben. Vielleicht war das Thema nicht relevant genug? Vielleicht waren Ort und Datum falsch gewählt?

Wir haben in einem Rundumschlag alle wichtigen Aspekte zusammengestellt, die für eine erfolgreiche Pressekonferenz beachtet werden müssen.

Habt Ihr Fragen? Braucht Ihr Unterstützung bei der Organisation einer Konferenz? Dann kontaktiert uns gern jederzeit!

Anlass der Pressekonferenz

Kurzer Vorabcheck: Ist die PK das richtige PR-Tool für Euer Thema?

Allein der Wunsch, viele Journalisten zu versammeln, reicht für eine gelungene Konferenz nicht aus. Wenn der Anlass nicht komplex genug ist, sich also auch in einer Pressemitteilung wohlfühlt, wird kaum ein Redakteur seinen Schreibtisch für Euch verlassen.

Gleichzeitig ist entscheidend, dass das gewählte Thema speziell für Eure Wunschmedien und deren Leser wichtig ist.

Relevante Inhalte mit Mehrwert

Wenn Ihr den Medienvertretern relevante Inhalte mit Mehrwert bieten könnt, ist die PK eine gute Wahl. Eine Teilnahme wert machen zum Beispiel:

gute Referenten
ein Produkterlebnis vor Ort
interessante Interviewpartner, mit denen exklusive Zeit gebucht werden kann
eine besondere Aufbereitung der Inhalte

Storytelling in der Pressekonferenz

Wie Ihr die Inhalte richtig gut aufbereitet? Mit Storytelling und Infotainment. Auch Bestandteile einer Pressekonferenz können narrativ gestaltet werden. Zum Beispiel durch entsprechende Ansätze bei den Vorträgen der Referenten. Oder durch richtig gut gemachte PowerPoint-Präsentationen. Toll aufbereitete Statistiken machen die PK spannend und kurzweilig.

Ort, Zeit und Location

Ort und Zeit müssen so gewählt sein, dass die betreffenden Redakteure die Pressekonferenz gut erreichen können. Zeitlich haben sich dienstags, mittwochs und donnerstags als beste Tage bewährt. Bevor Ihr das Datum festsetzt, lohnt sich ein Abgleich mit z. B. Messe- und anderen Branchenterminen sowie mit den Produktionsterminen der wichtigen Medien.

Die Location sollte zum Thema der PK passen, genügend Platz, eine Garderobe, Parkmöglichkeiten und eine gute Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel bieten. Achtet auch auf gute Lichtverhältnisse für Fotos.

Die Presse einladen

Erstellt einen Verteiler mit Euren Wunschmedien und vergewissert Euch nochmal: Ist das Thema der PK für die Redakteure speziell dieser Medien und ihre Leser interessant?

Vor der offiziellen Einladung könnt Ihr eine kurze Terminankündigung (Save the Date) verschicken. Bei Medien, die weder zu- noch abgesagt haben, fasst Ihr telefonisch nach.

Checkliste: Ablauf und Details der Pressekonferenz optimal planen

Folgendes gilt es zu organisieren und zu entscheiden:

Verantwortlichkeiten im Team festlegen
Referenten: Wer spricht? Und in welcher Reihenfolge?
Moderator: Er ist zuständig für Begrüßung, Vorstellung und Anmoderation der einzelnen Sprecher, Moderation der anschließenden Fragerunde sowie für die Verabschiedung. Für alle Elemente und vor allem für die Fragerunde genügend Zeit einplanen.
Akkreditierung: Wer akkreditiert die Presse am Eingang? Hier sollten Visitenkärtchen eingesammelt bzw. Namen und Medium notiert werden.
Catering bestellen: Fingerfood, Kaffee, Tee sowie Saft und Wasser
Fotograf und Produktion eines Live-Streams. Letzterer kann parallel zur PK auf Facebook und der Webseite (YouTube-Einbindung) laufen.
Präsentationstechnik: Beamer, weiße Wand bzw. Leinwand, Mikrofone, Steckdosen und Verlängerungskabel
W-LAN: Testet den Empfang an mehreren Stellen und vergewissert Euch, dass Ihr ausreichend Bandbreite zur Verfügung habt. Bringt die Informationen zum W-LAN-Zugang an gut sichtbarer Stelle an.
Branding: Denkt an die gute Sichtbarkeit Eurer Marke und/oder Eures Unternehmens.
Produktmuster organisieren
Begleitende PowerPoint-Präsentation erstellen
Q&A vorbereiten. Auch mögliche Einwände und passende Argumente auf dem Schirm haben.
Pressematerial erstellen: Pressemappen, Pressemitteilungen, Textfassung der Referate, Fotos, Grafiken, Videos, evtl. Geschäftsbericht, evtl. Give-away
Testlauf: Am Tag vorher bietet sich eine Generalprobe an, um zu schauen, ob der festgesteckte Zeitplan eingehalten werden kann. Zu lange Vorträge können so noch gekürzt werden.
Team-Briefing am Tag X
Aufbau der Technik sowie von Tischen und Stühlen, Anbringen von Wegweisern im Gebäude, Abnahme und Aufbau des Caterings.
Nachbereitung der Pressekonferenz: Beantwortung von Fragen, die während der PK offen geblieben sind, Versand des Pressematerials an nicht anwesende Redakteure, die jedoch Interesse bekundet hatten.