Pressereisen sind nach wie vor ein klasse PR-Instrument. Denn Journalisten und Journalistinnen können Euer Herzensthema dort hautnah erleben. Und Ihr könnt als Unternehmen Eure Beziehung zu den jeweiligen Medien festigen. Gerade für Hotelbesitzer, Tourismusbetriebe, Destinationsmanager und Lebensmittelproduzenten eignen sich Pressereisen. Doch es ist nicht alles Gold, was glänzt: Aus Zeitgründen wird es immer schwieriger, Medienvertreter für einen Pressetrip zu gewinnen. Mal ganz davon abgesehen, dass die Orga schwer ins Geld gehen kann. Damit die Resultate einer solchen Reise den Zeitaufwand und die Fremdkosten wettmachen, muss nicht nur das Programm die Medienvertreter vom Hocker hauen. Auch die Organisation muss von A bis Z stimmen. Werft schnell einen Blick auf unsere pingelige Checkliste und freut Euch auf eine erfolgreiche Reise.
Mit diesen 15 Organisationstipps rockt Ihr Eure Pressereise
- Stimmen Thema und Action?
Hand aufs Herz: Rechtfertigen Thema und Infogehalt die Reise? Bedenkt, dass ein Journalist dem Büro für mehrere Tage fernbleibt und die Redaktion Arbeitsausfall hat. Konzipiert die Reise daher so, dass Erlebnisse und Begegnungen im Vordergrund stehen. Reine Fakten lassen sich auch per Pressemitteilung schicken; dafür muss sich niemand in den Zug oder Flieger setzen. - Legt die Länge der Reise auf die Goldwaage
Findet die perfekte Balance zwischen kompaktem Programm und Durchschnaufpausen. Je länger die Reise, desto weniger Journalisten werden abkömmlich sein und sich anmelden. Trotzdem will kein Journalist täglich zwischen 8 und 18 Uhr von A nach B hetzen und danach noch für ein vierstündiges Abendessen geblockt werden. Plant also genug Luft zum Arbeiten, für individuelle Erkundungen oder auch fürs Nichtstun ein. - Wann ist der beste Zeitpunkt?
Das Jahresende ab Mitte November ist per se zu stressig. Bitte auch unbedingt umschiffen: Wochenenden, Schulferien, Montage, wichtige Messen, Feiertage (Achtung: je nach Bundesland unterschiedlich), WM-Spiele. - Welche Medien wollt Ihr einladen?
Thema und Programm müssen auf die Medien zugeschnitten sein. Die Redakteurin der Reiseseite eines Frauen-Magazins hat nichts von zwölf Weinverkostungen in ebenso vielen Weingütern (anders als ein Weinfachmagazin). Sie braucht touristische Programmpunkte und muss die Region auch anders erleben als nur über Wein, auch wenn dieser natürlich eine Rolle spielen darf. - Wie viele Journalisten sollen teilnehmen?
Manche Medien reisen per se nur allein. Individualreisen sind also auch eine Option. Keinesfalls solltet Ihr zu viele Medien mitnehmen. Eine kleine Gruppe von maximal sechs Journalisten ermöglicht Platz für individuelle Wünsche und beste Betreuung. - Ladet rechtzeitig ein
Rechtzeitig bedeutet mindestens vier Monate vorher. Wenn Ihr könnt, schickt die Einladung bereits am Jahresanfang raus. Manche Redaktionen haben ein begrenztes Jahreskontingent für Pressereisen und die Konkurrenz ist hoch. - Zur Einladung gehört bereits das detaillierte Programm
Mit der Einladung schickt Ihr bereits das Programm (wie gesagt: nix mit Spontaneität), das Ihr natürlich schon bis ins Kleinste durchdacht und mit aussagekräftigen Bildern gespickt habt. Warum? Ist doch noch so lange hin … Weil die Einladung der Pitch ist. JETZT müsst Ihr überzeugen. Neben Datum und Thema der Reise muss außerdem eine Sache den Journalisten in der Einladung ganz klar werden: der Mehrwert für sie. - Vergesst nicht den „Wow-Faktor“
Die Redaktionen sind immer dünner besiedelt und bekommen trotzdem täglich einen Wust an Einladungen zu Pressereisen. Jetzt heißt es für Euch: herausstechen! Bietet ein Programm mit Mehrwert und „Wow-Faktor“. Etwas, das Euer Konkurrent nicht anbieten kann. Ladet ein zu einem Money-can’t-buy-Event mit einem Programm, das sich nicht mal schnell jeder nachbauen könnte. Dafür braucht Ihr erstens Menschen und zweitens Erlebnisse. Solche, die Eure Reise einzigartig machen. - Lasst Unterkunft und Verpflegung zum Highlight werden
Der offizielle Teil steht, jetzt gilt es nur noch, Übernachtungsmöglichkeiten zu finden und Essenspausen einzuplanen? Weit gefehlt! Sucht Euch die trendigsten Hotels und Restaurants aus – oder Orte, an denen Menschen arbeiten, die eine tolle Geschichte erzählen können. Macht auch aus diesen Stationen besondere Reise-Erlebnisse. - Denkt in Storys und Bildern
Neben Fakten und Infos ist das A und O einer gelungenen Pressereise, in Storys zu denken. Wer kann etwas Besonderes erzählen? Welche Menschen stehen hinter dem Unternehmen, der Region, der Marke? Plant außerdem tolle Fotomotive ein. Was lässt sich gut fotografieren? Eine grandiose Aussicht, eine imposante Maschine, die beeindruckende Menge von fünfzig Milliarden Keksen, die bei Euch über das Fließband laufen? Hier ist jeweils ein Extra-Stopp zum Knipsen angesagt. Sind Blogger auf der Reise dabei? Dann heißt es, in Instagram-Bildern zu denken. Ein Willkommenspaket im Hotel kann schon ein tolles Motiv sein. Und nicht vergessen: Hashtags und Namen der wichtigen Social-Media-Profile gehören ins Programm. - Interviewpartner bereitstellen
Bietet Experteninterviews an. Dafür eignen sich eine Vielzahl von Leuten: GeschäftsführerInnen, ProduktionsleiterInnen, WissenschaftlerInnen, Mitglieder der Regierung, Prominenz, … - Eigentlich müsste dieser Punkt klar wie Kloßbrühe sein
(… ist er erfahrungsgemäß aber nicht): W-LAN. In allen Hotels und an Stationen, an denen man sich länger aufhält, sollte kostenloses W-LAN gewährleistet sein. Die Login-Daten gehören praktischerweise ins Programm. - Kein Schweinefleisch, kein Gluten, vegetarisch, vegan
Fragt die Reisenden vorab nach Essgewohnheiten und eventuellen Allergien und stellt sicher, dass es in den Restaurants, die Ihr besuchen werdet, genug Alternativen gibt. - Schickt jedem Teilnehmer zwei Wochen vorab ein individuelles Programm
Dies sollte enthalten: Reiseverbindungen, Treffpunkte, alle Programmpunkte, Zeit zur freien Verfügung klar terminiert, W-LAN-Zugangsdaten der einzelnen Stationen, Handynummern von Organisatoren und Begleitern der Reise. Zwei Wochen vorab ist ein guter Zeitpunkt. So habt Ihr noch Luft, um auf Extrawünsche einzugehen. - Bringt das Pressematerial up to date
Geht sicher, dass jeder Teilnehmer auf einem USB-Stick das Basis-Pressematerial, Factsheets, Bilder und Kurzbiografien erhält und für eine ausführliche Berichterstattung alles Wichtige zur Hand hat.
Seid Ihr im Hotelwesen, Destinationsmarketing, im Weinbau oder stellt andere Leckereien her? Ihr wollt Medien einladen, Euch fehlt aber noch die zündende Idee für ein Programm, das alle anderen Pressereisen alt aussehen lässt?
Wir kennen uns mit „Wow-Programmen“ aus und stellen gern eins für Euch zusammen.
