Mit unseren Tipps rockt Ihr das PR-Event!

Das mit den PR-Events ist so eine Sache. Zum einen sind sie ein unglaublich wirksames PR-Instrument, denn erfolgreiche Veranstaltungen, die eine Marke erlebbar machen, bleiben im Gedächtnis. Zum anderen schnellen die Kosten rasch in die Höhe: Viele Dienstleister sind im Einsatz und man selbst verbringt Tage – Entschuldigung, TAGE – mit der Organisation.

Und nicht zuletzt die Unsicherheit: Was, wenn keiner kommt? Was, wenn sich die Besucher langweilen?

Als Event-Profis wissen wir: Eine Veranstaltung bringt einen RIESEN-Orga-Berg mit sich. Da hilft es sehr, wenn man eine gute To-do-Liste zur Hand hat. Und deshalb haben wir für Euch in der Gedankenkiste gekramt und aus unserer mehr als 15-jährigen Erfahrung alle wichtigen Details zusammengetragen. Wir wünschen Euch viel Spaß mit unserem Event-Fahrplan.

Event-Checkliste: 1001 Details, auf die Ihr bei der Organisation achten solltet

Ein gutes Konzept ist die halbe Miete

Was sind die Ziele des Events?
Kontrollfragen: Ist das Interesse am Event-Thema genügend groß? Ist eine Veranstaltung begründet? Eignen sich evtl. andere PR-Instrumente besser?
Kosten und Nutzen abwägen.
Zielgruppe eingrenzen.
Botschaften festlegen. Wie wollt Ihr diese rüberbringen?
Ein Konzept erarbeiten für eine besondere Veranstaltung, die aus der Masse heraussticht (z. B. in Sachen Location, Programm, VIP-Personen).
Termin und Ort festlegen. Abgleich mit anderen Terminen und Branchenevents.
Kommunikationskonzept rund um die Veranstaltung erstellen: Wo und wie soll das Event publik gemacht werden?

Jetzt geht’s ans Eingemachte: die Organisation

Budget detailliert planen.
Geeignete Location finden (zahlt sie auf die Marke ein, passt sie zum Eventmotto, ist sie gut erreichbar, gibt es Parkplätze?)
Soll das Event draußen stattfinden? Notfallplan aushecken für den Fall, dass es regnet.
Ablauf und Programm planen.
Dienstleister finden und buchen (Location, Speaker, Koch, Catering, Fotograf, Musiker etc.).
Sponsoren und Partner suchen.
Dekorationskonzept erstellen und Deko organisieren.
Branding: Welches Werbematerial und welche gebrandete Deko werden benötigt?
Benötigte Technik und Aufbau organisieren (Licht, Mikrofone, Pulte, Leinwand, Bühne, ggf. W-LAN, …).
Weitere Orga-Punkte abarbeiten (ggf. GEMA-Gebühren zahlen, Brandschutz checken, Genehmigungen einholen, Security einstellen, Dixi-Klos bestellen etc.).
Essen und Getränke auswählen.
Goodiebags planen und Inhalte besorgen.
Goodiebags konfektionieren.
Dienstleister und Helfer briefen (genauen Ablauf bekanntgeben).
Schriftliche Einverständniserklärungen vorbereiten – zum Austeilen an Personen, die fotografiert werden (Datenschutzregeln).

Must-haves: gute Einladung, gutes Gäste-Management

Verteiler erstellen.
Rechtzeitig einladen! Ferien beachten. Evtl. ein „Save the date“ vorwegschicken.
Hashtag definieren und kommunizieren.
Aufmerksamkeitsstarke Einladung konzipieren, texten, gestalten, produzieren und verschicken.
Event auf diversen anderen Kanälen kommunizieren (siehe Kommunikationskonzept unter Punkt 1).
Rückläufe sichten und Liste erstellen: Wer hat sich angemeldet?
nachfassen.
Ein paar Tage vor dem Event eine Erinnerungsmail an alle Angemeldeten rausschicken. Praktische Infos, wie Wegbeschreibung, Parkplätze etc. kommunizieren. Kontaktdaten herausgeben: Wo können sich Besucher spontan abmelden? Bei Events im kleinen Kreis: Nachfragen ob es Personen gibt, die kein Gluten vertragen, vegan essen möchten, …
Gnadenlos überbuchen. Bei kostenlosen Events mit 20 % kurzfristigen Absagen und No-shows rechnen.

Am Tag X

Technik überprüfen.
Pepp-Talk: Rechtzeitig vor Eintreffen der Gäste alle Dienstleister und das Team einweisen und motivieren.
O-Töne von Besuchern einsammeln.
Auf Instagram und Twitter von der Veranstaltung berichten.
Einverständniserklärungen von fotografierten Besuchern einsammeln, falls Ihr Fotos im Netz verbreiten wollt (Datenschutzregeln beachten).

Nicht vergessen: die Event-Nachbereitung

Feedback von Teilnehmern erfragen.
Was lief gut? Was nicht? Und wie kann das beim nächsten Mal verbessert werden?
Ergebnisse dokumentieren.
Kosten und Nutzen nochmals aufschlüsseln und ggf. beim nächsten Event optimieren.